Cada empresa tiene archivos empresariales que son vitales, donde guardan el registro de cada movimiento realizado. Si no sabes cómo archivar tus documentos de forma correcta, no te preocupes, acá te contaremos cómo hacerlo de la forma más óptima para tu negocio y tu bolsillo. 

 

  1. Es importante que se puedan retirar documentos sin problemas, y que su exterior sea resistente al polvo y la humedad; generalmente se usan sobres de plástico para evitar que los documentos se llenen de óxido.
  2. No olvides las cajas para almacenamiento de documentos; existen cajas especializadas para el almacenamiento de documentos de archivo muerto, estas previenen el contacto con el polvo, la humedad y los animales como roedores.
  3. La organización lo es todo; cajones, archivadores o cajas con la categoría o tipo de archivo que estos contengan son importantes para un correcto almacenamiento de archivos. Ejemplo: tesorería, contaduría, contratos, etc.
  4. Categoriza las carpetas; al igual que los mobiliarios, las debes marcar con el contenido de cada caja y carpeta de su bodega.
  5. Asigna colores a las categorías; cuando los archivos son de uso frecuente una buena forma de identificarlos es asignándoles separadores de colores.
  6. Para la restauración documental; los documentos deben quedar sueltos por eso se deben quitar con cuidado ganchos, clips, papeles separadores, adhesivos, etc. Si hay documentos de menor tamaño deben pegarse en hoja tamaño carta para evitar que se pierdan y mantener el orden.
  7. Todos los documentos se deben perforar a tamaño carta, foliar (numerar) a lápiz  o con numerador específico todas las hojas.
  8. Indexar, lleva un registro de qué documento va dónde.  Si lo haces en un documento compartido o en una nube, podrás actualizar cualquier retiro o inclusión en tiempo real.  Si dejas estos registros para después es muy posible que lo olvides.
  9. Un aspecto importante, es que la bodega en que guardes tus documentos debe estar accesible, de otro modo se juntarán demasiados pedidos de retiro y será una tarea muy desagradable.

 

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Pablo Crovetto
Pablo Crovetto
Growth Marketing Manager

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