¿Cómo almacenar tus archivos?

Y ahora, ¿Qué hago con todos estos papeles?

Un problema bastante común para muchas empresas es no saber qué hacer con ciertos archivos impresos, que dada su importancia, no pueden desechar y deben buscar alguna forma de almacenarlos. Es por esto, que en esta oportunidad en Kipp queremos entregarte algunos consejos para que logres almacenar de manera correcta todos esos documentos tan importante para tu empresa (en nuestras bodegas, obvio).

¿Cómo almaceno mis archivos de manera correcta?

Lo primero que debes saber es que existen ciertos puntos a considerar para tener un archivo eficiente, ordenado y con todo lo necesario para gestionar tus procesos:

1.Es importante contar con estanterías, muebles y bodegas aptas. Las estancias deben garantizar comodidad y facilidad al momento de obtener o acceder a determinados documentos. Las estanterías y/o muebles utilizados deben ser livianos, con divisiones, de tal manera que sean fáciles de mover y que no se acumulen unas cajas sobre otras.

2.Es importante que la manera que organices tus documentos haga posible que se puedan retirar sin problemas y que estos queden almacenados de tal manera que su exterior sea resistente al polvo y la humedad. Te recomendamos utilizar sobres de plástico, ya que de esa manera evitarás que los documentos se llenen de óxido. 

3.Recuerda que existen cajas especializadas para el almacenamiento de documentos. Utilizarlas es muy importante, ya que estas previenen el contacto con el polvo, la humedad y posibles plagas. 

4.La organización lo es todo. Utiliza cajones, archivadores o cajas. Recuerda señalar que tipo de archivos contiene cada una, ya que de esa manera te será más fácil localizarlos. Por ejemplo: tesorería, contaduría, contratos, etc. 

5.Categoriza las carpetas.  Al igual que los mobiliarios, las debes marcar con el contenido de cada caja y carpeta de su bodega. 

6.Asigna colores a las categorías. Cuando los archivos son de uso frecuente, una buena forma de identificarlos es asignándoles separadores de colores. 

7.Si en el futuro te gustaría realizar una restauración documental en base a documentos sueltos debes dejarlos ordenados. Para esto puedes utilizar ganchos, clips, corchetes, etc. Los documentos de menor tamaño deben pegarse en hoja tamaño carta para mantener el orden y evitar que se pierdan. 

8.Organiza los documentos de acuerdo a la necesidad de cada uno: los que necesitarás en el corto plazo y los que necesitarás en el largo plazo. De todos modos debes considerar que ambos son igual de importantes, por lo que deben estar almacenados en un lugar seguro y accesible. 

9.Todos los documentos se deben perforar a tamaño carta y contar con un número que los identifique en cada una de las hojas.

En Kipp contamos con bodegas acorde a todo tipo de necesidades respecto de tamaño, precio y ubicación. Puedes revisarlas acá. ¿Necesitas más información? Escríbenos a contacto@kipp.storage

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Bibliografía:

1. Oikos 

2. Renta Espacio 

3. Cubo Amarillo